Wie man eine richtige E-Mail schreibt

Hi Max! Was geht ab?! Du hast mir ja geschrieben wegen der Hausi von gestern. Klar, helf ich dir – no problem! Am besten machen wir ne Konferenz morgen. Wie wärs? Ciao! Dein Deutschlehrer

Stell dir vor, ich würde dir so eine Mail schreiben. Du wärst wahrscheinlich verwundert, weil der Stil irgendwie nicht passt, oder?

? Bevor du weiterliest, such dir in deinem E-Mail-Postfach bei IServ eine Mail von mir heraus und vergleiche mit dem Beispiel oben. Was ist anders?

Vorbereitung

Heute geht es um die Grundlagen der Kommunikation per E-Mail (und Brief). Wir werden uns heute vor allem auf den Aufbau eines Briefs und eine höfliche Ausdrucksweise konzentrieren. Du lernst einige allgemeine Regeln kennen, bevor wir uns dann ansehen, wie eine E-Mail an deine Lehrer aussehen sollte.

Dazu brauchst du neben den üblichen Schreibutensilien dein Heft für den Hefteintrag.

Ablauf

Wir gehen die Bestandteile einer Mail der Reihe nach durch:

1. Die Anrede
2. Der Text
3. Die Schlussformel
4. Hefteintrag
5. Aufgabe

Die Anrede

Eine E-Mail hat, wie ein Brief, stets einen Empfänger und einen Absender. Die passende Anrede hängt davon ab, wie gut sich die beiden kennen. Die Anrede „Hi Max“ wäre für einen Austausch zwischen Lehrer und Schüler nicht angebracht. Wir kennen uns zwar, aber natürlich ist das Verhältnis zwischen uns anders als zwischen Freunden oder innerhalb der Familie.

? Schau nach bei IServ, ob dir mir schon einmal eine Mail geschrieben hast! Welche Anrede hast du verwendet? Hat die Anrede vielleicht sogar gefehlt? Gleich weißt du, welche Anreden du für eine Mail an deine Lehrer verwenden kannst.

Überlege aus deinem Gefühl heraus, welche Anreden passen:

Gerade, wenn du jemandem schreibst, den du nicht gut kennst, solltest du die Anrede mit Bedacht wählen, weil eine zu freundschaftliche Anrede schnell unhöflich wirkt. Generell solltest du nie auf eine Anrede zu Beginner einer Mail oder eines Briefs verzichten, denn die richtige Anrede drückt Respekt aus.

Merke: Eine E-Mail ist keine WhatsApp-Nachricht!

Welche Anrede ist nun für wen geeignet? Manchmal ist das Gefühlssache, aber prinzipiell kann man folgende Daumenregeln festlegen:

Empfänger	Anrede
?‍?‍? Freunde, Familie	Liebe(r), Hallo
?‍? andere Personen, mit denen man täglich zu tun hat (z. B. Lehrer)	Liebe(r), Hallo, Sehr geehrte(r)
?andere Personen, mit denen man erstmals zu tun hat oder die eine besondere Stellung haben (z. B. Schulleitung)	Sehr geehrte(r)
? unbekannter Empfänger	Sehr geehrte Damen und Herren

Bedenke, dass eine zu formale Anrede seltsam und kühl wirkt. Stell dir vor, du empfängst von einer Freundin eine Mail, die mit „Sehr geehrte Franziska“ anfängt…

Gibt es auch Schreiben, bei denen man die Anrede weglassen kann? Ich kann es kurz machen: Die Fälle, in denen man die Anrede bei Briefen oder Mails weglässt, sind selten. Manche Firmen verschicken zum Beispiel Rechnungen ohne Anrede, aber Rechnungen sind ein Sonderfall. Am besten, du verwendest immer eine Anrede.

? Frage deine Eltern, ob sie in den letzten Tag einen Brief bekommen haben. Welche Anrede hat der Absender verwendet? Überprüfe außerdem, welches Satzzeichen am Ende der Anrede steht.

Der Text

Nach der Anrede beginnt unser eigentlicher Text, jetzt kommen wir also auf unser Anliegen (also den Grund) unseres Briefs zu sprechen. Stellt dir vor, du hast eine Hausaufgabe auf IServ erhalten, aber benötigst Hilfe. Welchen Text findest du am passendsten?

✋ Lies erst weiter, wenn du die Frage beantwortet hast!

Sehen wir uns einmal die Beispiele an:

Hallo Frau Beerenstrauch,

ich check die Aufgabe nicht!? Können sie es mir erklären?

❌ Was mir nicht gefällt, ist dass der Absender Umgangssprache verwendet hat. Das mag bei einer Mail an Freunde oder Familie in Ordnung sein, aber nicht, wenn man an jemanden außerhalb dieses engen Personenkreises schreibt. Statt „check“ wäre „verstehe“ eine viel bessere Wahl.

❌ Bei einem Brief an jemanden, den du nicht so gut kennst, musst du auch bei den Satzzeichen aufpassen:

• Verwende Ausrufezeichen nur im Ausnahmefall. Ein Ausrufezeichen drückt oft einen Befehl (–> Imperativ) oder eine Aufforderung auf, die schnell als Unhöflichkeit aufgefasst werden. Wenn du jemanden höflich auffordern willst, kannst du deinen Wunsch ja in eine Frag verpacken. Formulierungen mit „würde“ klingen auch nicht so aufdringlich.
  Erklären Sie mir das! => Würden Sie mir das erklären?
• Wiederhole keine Satzzeichen, das sieht sonst aus, als würde man einen Comic lesen. ?
  Erklären Sie mir das!!! Was bedeutet das?? Ich verstehe die Aufgabe nicht!?

❌ Denke daran, dass das Anredepronomen „Sie“ aus Höflichkeitsgründen großgeschrieben wird. Wenn du jemanden hingegen dutzt, ist die Kleinschreibung die gängigere Wahl; es wäre aber nicht falsch, „du“ als Anredepronomen großzuschreiben. Falls dich das besonders interessiert, kannst du hier auf der Duden-Homepage noch ein bisschen recherchieren.

❌ Zum Schluss noch ein ganz wichtiger Punkt: Diese Mail ist ungenau. Man sollte sein Anliegen möglichst genau formulieren, um unnötige Nachfragen zu vermeiden. Hier fehlt zum Beispiel, welche Aufgabe der Absender nicht verstanden hat.

Hallo Frau Beerenstrach,

was sind Satzgefüge? Können Sie mir das erklären?

✅ Das Beispiel ist viel höflicher formuliert. Das Anredepronomen ist großgeschrieben und die Aufforderung ist in eine Frage verpackt.

❌ Das Anliegen sollte noch genauer formuliert werden. Warum will der Absender wissen, was ein Satzgefüge ist? Die Lehrerin kann sicher viel besser Antworten, wenn sie weiß, dass es ein Problem bei einer bestimmten Aufgabe gibt.

Hallo Frau Beerenstrauch,

die Hausaufgabe von letzter Woche war wirklich einfach. Am Wochenende war ich übrigens mit dem Fahrrad unterwegs. Würden Sie mir bitte S. 123 erklären?

✅ Das Beispiel ist noch höflicher formuliert. Das erkennst du an den grün hervorgehobenen Passagen.

❌ Manchmal schreiben wir eine Mail „einfach so“, weil wir uns z. B. mit einem Freund oder einer Freundin austauschen können. Das Beispiel aber hat ja einen ganz bestimmten Anlass, nämlich Probleme bei der Hausaufgabe. Dieses Anliegen sollten wir dann auch direkt ansprechen und nicht erst über völlig andere Themen schreiben. Man sollte deshalb die ersten zwei Sätze streichen und es stattdessen so machen, wie in dem folgenden Beispiel:

Hallo Frau Beerenstrauch,

ich schreibe Ihnen, weil ich Probleme mit der heutigen Hausaufgabe im Buch auf S. 123 habe. Leider komme ich nicht weiter, da mir der Begriff „Satzgefüge“ nicht klar ist. Ich würde mich freuen, wenn Sie mir einen Tipp geben könnten.

✅ Das Anliegen und die Erwartung an die Empfängerin werden sehr klar beschrieben (–> blaue Markierungen).

✅ Die Mail ist sehr höflich formuliert (–> grüne Markierung) und dann passender Konjunktionen („weil“, „da“) leicht nachzuvollziehen.

? Wenn das Anliegen unklar formuliert ist, können Unklarheiten und Missverständnisse auftreten. Wenn wir direkt miteinander sprechen, können wir Ungereimtheiten schnell klären, aber das ist beim Schriftverkehr nicht der Fall. Erkläre den Schreibanlass deshalb genau!

Die Schlussformel

Bislang haben wir zwei Bausteine eines Briefs: die Anrede und den Text. Die dritte Zutat, die nicht fehlen darf, ist die Schlussformel. Auch sie hängt – wie die Anrede – davon ab, wie vertraut miteinander Absender und Empfänger sind. Erinnerst du dich noch an die Mail, die wir ganz am Anfang gelesen haben? Dort wurde die Schlussformel „Ciao“ benutzt. In der Realität wird wohl kein Lehrer so schreiben, weil „Ciao“ höchstens unter guten Freunden angemessen wäre. Vergleiche die Schlussformeln und ihren Einsatzzweck:

Empfänger	Anrede
?‍?‍? Freunde, Familie	Bis bald, Viele Grüße, Liebe Grüße
?‍? andere Personen, mit denen man täglich zu tun hat (z. B. Lehrer)	Viele Grüße, Freundliche Grüße
?andere Personen, mit denen man erstmals zu tun hat oder die eine besondere Stellung haben (z. B. Schulleitung)	Mit freundlichen Grüßen
? unbekannter Empfänger	Mit freundlichen Grüßen

Die Tabelle enthält nicht alle Schlussformeln der Welt, aber kann dir als Orientierungshilfe dienen. Nach der Schlussformel kommt noch dein Name. Hier gilt als Daumenregel: Wenn du an Freunde und Familie schreibst, genügt dein Vorname, ansonsten „unterschreibst“ du mit Vor- und Nachname.

Jetzt ergänzen wir das gelungene Beispiel von eben:

Hallo Frau Beerenstrauch,

ich schreibe Ihnen, weil ich Probleme mit der heutigen Hausaufgabe im Buch auf S. 123 habe. Leider komme ich nicht weiter, da mir der Begriff „Satzgefüge“ nicht klar ist. Ich würde mich freuen, wenn Sie mir einen Tipp geben könnten.

Viele Grüße

Gustav Gipfelsturm

?️‍♀️ Wenn wir uns das Beispiel genau anschauen, können wir gleich ein paar häufige Fehler vermeiden!

• Nach der Anrede kommt ein Komma, aber nach der Schlussformel kommt kein Komma.
• Zwischen Anrede, Text, Schlussformel und Name wird immer eine Zeile freigelassen.

? Wenn du nicht sicher bist, welche Anrede und Schlussformel du verwenden sollst, wähle lieber eine höflichere, zum Beispiel „Sehr geehrte Frau Beerenstrauch“ und „Mit freundlichen Grüßen“. Überlege dir, welche Anrede der Empfänger/die Empfängerin für angemessen halten würde. Das ist manchmal gar nicht so leicht zu entscheiden…

Hefteintrag

Hausaufgabe

Du hast gerade die heutige Lektion abgeschlossen! Gut gemacht! Sende mir dein Feedback dazu per Mail bei IServ und beachte dabei, was du heute gelernt hast!

Verwende als Betreff bitte „Feedback zur heutigen Lektion“ (siehe Bild unten).